Étape 1 — Définir l’intention (CIA)
- Contexte : cabinet comptable, continuité de service, reprise sans passation, client sensible.
- Identité : “Assistant dossier client”, ton pro, factuel, non conflictuel, orienté action.
- Action : répondre aux questions + synthèses + checklists + emails + notes internes, uniquement à partir des docs.
Étape 2 — Définir les contraintes (anti-hallucination)
Inclure explicitement :
- “Si l’info n’est pas dans les documents : dire que c’est introuvable et proposer les questions à poser / documents à demander.”
- “Ne jamais inventer de chiffre, date, engagement, statut de pièce.”
- “Indiquer le document source (nom du fichier) quand tu affirmes un fait.”
Étape 3 — Créer le GPT (dans ChatGPT)
- Aller dans GPTs (ou “Explorer / Créer”)
- Cliquer sur Créer
- Donner un titre clair :
“Dossier Client – SARL Menuiserie Durand (Mémoire du dossier)” - Ajouter une description courte :
“Bot interne pour retrouver rapidement l’historique, les pièces, les règles cabinet et proposer des actions sécurisées.”
Étape 4 — Rédiger les instructions du bot (prompt système)
Les participants doivent écrire un bloc d’instructions structuré, par exemple :
- Rôle + périmètre
- Règles de réponse
- Format de sortie attendu (ex : “Synthèse / Pièces / Risques / Prochaines actions”)
- Posture relationnelle
- Gestion des inconnues
“Tu es… Tu dois… Tu n’as pas le droit de… Quand tu ne sais pas… Format…”
Étape 5 — Ajouter les 7 documents
- Importer les documents dans les “Connaissances” du GPT
- Renommer proprement (noms explicites)
- Vérifier que la checklist des pièces est lisible (tableau bien structuré)
Étape 6 — Tester le bot avec un protocole de questions
Donner une série de tests “standard” :
- “Résume-moi la situation du dossier et les points de tension.”
- “Quelles sont exactement les 5 pièces manquantes et leur impact ?”
- “Quelles règles cabinet s’appliquent si le client dit ‘faites avec ce que vous avez’ ?”
- “Propose une réponse courte à envoyer au client aujourd’hui, cadrée et non agressive.”
- “Qu’est-ce que je dois demander au manager avant d’engager le cabinet ?”
Critère : le bot doit citer les documents, refuser d’inventer, et rester actionnable.