Vous êtes collaborateur(trice) dans un cabinet d’expertise comptable.
Le cabinet gère beaucoup de dossiers, avec des pics d’activité (clôture, TVA, bilans, relances). La continuité de service dépend fortement de la capacité à reprendre un dossier sans friction : remplacements, congés, turnover, nouveaux arrivants.
Client cible (le même que le scénario 1)
SARL Menuiserie Durand (18 salariés)
- Activité : menuiserie (chantier + atelier)
- Contexte : trésorerie fragile, retards de paiement, tension relationnelle
- Points de crispation : relances pièces, augmentation d’honoraires, sentiment de stagnation
Problème organisationnel (cette fois, différent du scénario 1)
Le cabinet s’aperçoit que le savoir est dispersé :
- infos clés dans des emails, des CR, un fichier Excel, un compte-rendu d’appel…
- règles cabinet connues “dans la tête” des seniors
- la reprise d’un dossier repose trop sur la mémoire et l’expérience
Déclencheur
Votre manager lance une expérimentation :
“On va créer un bot dédié au dossier Menuiserie Durand. Il doit devenir la mémoire opérationnelle du dossier : historique, pièces, risques, prochaines actions, règles cabinet applicables. L’objectif est que n’importe qui puisse poser une question et obtenir une réponse basée sur les documents.”
Votre contrainte
- Vous ne devez rien inventer : le bot doit répondre uniquement à partir des ressources documentaires à joindre au bot (Ressources documentaires CF plus bas).
- Si une information n’est pas dans les documents, le bot doit dire : “Je ne trouve pas cette info dans les ressources” et proposer quoi demander / où chercher.
Objectif principal
Créer et configurer un GPT “Dossier Client – Menuiserie Durand” (avec les ressources documentaires fournies) capable de :
- répondre aux questions fréquentes (statut du dossier, pièces manquantes, historique, points sensibles)
- citer ses sources (ou au minimum indiquer le document d’où ça vient)
- produire des supports utiles : mini synthèse, checklists, trames d’email, note interne
Objectifs secondaires
- Appliquer CIA + contraintes (Contexte / Identité / Action + garde-fous) pour configurer le bot.
- Apprendre à structurer une base documentaire pertinente (qualité > quantité).
- Vérifier la robustesse : anti-hallucination et “je ne sais pas”.
- Mesurer les gains : continuité de service, montée en compétence, onboarding, support pendant un appel client.
Règles du jeu
- Vous créez un GPT “Bot Dossier Client – Menuiserie Durand”.
- Vous lui fournissez 7 documents (voir liste ci-dessous).
- Vous le configurez pour qu’il :
- ne réponde que sur la base des docs
- explicite les zones d’incertitude
- propose des actions concrètes
- respecte les règles de posture (professionnel, factuel, non conflictuel)